在签字桌上，主办方要循例事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。与外商签署涉外商务合同时，还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时，主办方要谨记，要在其位置与顺序上按照礼宾序列而行。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方。
2.要安排好签字时的座次
在正式签署合同时，各方代表对于礼遇都非常在意，因此，主办方在安排商务人员在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题上，一定要给予重视，认真对待座次安排。
签字时各方代表的座次，是由主方代为预期排定的。
（1）在签署双边性合同时，台式礼仪的做法
①应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。
②双方各自的助签人，应分别站立于各自一方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。
③双方其他的随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座，也可以依照职位的高低，依次自左至右（客方）或是自右至左（主方）地列成一行，站立于己方签字人的身后。当一行站不完时，可以按职位高低的顺序遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。